Automatiser le suivi de vos documents : plus efficace, plus sûre

Auteure : Anna Solo
Auteure : Anna Solo

Passionnée de nouvelles technologies, Anna est notre conseillère en automatisation.

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Nous vivons dans un monde où le numérique est omniprésent, que ce soit au niveau des consommateurs ou des entreprises. Les entreprises l’ont bien compris, pour arriver à gagner le cœur de leur client il faut être présent sur tous les fronts et faciliter au maximum l’expérience client. Pour ce faire, elles doivent redoubler d’efforts et d’ingéniosité pour rester compétitif, efficace et efficient. De ce fait, l’automatisation des processus s’impose comme une solution très intéressante.

On a tous déjà passé des heures précieuses à chercher un document ou à poursuivre un collaborateur pour savoir où il en est dans son travail. Ces heures perdues peuvent coûter beaucoup en termes de performance pour une entreprise. Pour pallier ce problème et améliorer son efficacité, il est important de passer à l’automatisation du suivi des documents.  En quoi cela consiste-t-il ? Eh bien ça correspond à l’utilisation de logiciels et systèmes pour effectuer des processus et des tâches avec une intervention humaine réduite.

Dans le cas de l’automatisation du suivi des dossiers, le suivi se fait automatiquement et on récolte directement les informations souhaitées. Comme par exemple la date d’expiration d’un document ou encore la date limite de livraison d’un dossier. Ce procédé a commencé à se développer en même temps que la généralisation de l’informatique. Toutefois, récemment avec la pandémie que nous traversons, le télétravail s’est fortement démocratisé. Ce télétravail rend encore plus pertinent ce processus car comme les collaborateurs sont presque tous à distance, il est nécessaire d’avoir un système simple pour suivre l’avancement du travail de chacun en temps réel et efficacement. 

 

Tous les secteurs ont dû faire face à ce besoin de réorganisation pour travailler efficacement à distance. Les métiers du secteur tertiaire ont particulièrement ressenti ce besoin, du fait du lourd côté administratif qu’il y a dans ce secteur. Non seulement l’automatisation du suivi des dossiers peut leur permettre de gagner du temps sur les tâches administratives basiques, mais cela permet aussi de gagner en efficacité car c’est un procédé automatique effectuée par une machine.

La fatigue, l’humeur où une mauvaise concentration peut entraîner plusieurs erreurs que la machine, si elle est bien paramétrée, ne ferait pas. Il y a donc un gain de temps, d’efficacité et également de sûreté des informations et des dossiers. Les dossiers sont conservés en ligne (article dédié: un seul lieu, tous les documents), en sécurité, tout changement est notifié et les documents sont corrigés si besoin. Il y a un réel suivi derrière chaque dossier.

 

Les professions du droit utilisent de plus en plus ce genre de procédé pour gagner en efficacité, en temps et en sûreté. C’est le cas par exemple des notaires. Le notariat est un métier très souvent associé à un grand nombre de documentations papier, à des procédures interminables et à des suivis fastidieux. C’est avant tout un domaine dynamique en pleine transformation technologique et générationnelle (article dédié : Notaire un métier en mutation: jeune génération et nouvelles pratiques).

Ce métier a évolué ces dernières années et surtout ces derniers temps vers de nouvelles méthodes de travail tendant à s’orienter vers l’automatisation des processus de suivi et de gestion du travail. Les notaires ont bien compris l’avantage considérable qu’entraîne l’automatisation des suivis de dossier (article dédié: le numérique au service des notaires).

Ceux qui ont passé le cap en tirent déjà profit au maximum (Interview maître Bignell). De plus, l’automatisation du suivi des dossiers permet également d’amener une transversalité entre les différents départements de l’étude notariale pour assurer une cohérence dans toutes les tâches réalisées. Cet aspect est d’autant plus important pour les organisations de groupement de notaire avec un certain nombre de collaborateurs. 

 

Plusieurs LegalTech proposent des logiciels d’automatisation mais généralement leur produit n’offre pas de visualisation de l’état d’avancement des dossiers en cours ni d’accès pour les clients à leurs propres bases de données. Contrairement à Beehave, ils ne proposent généralement pas de plateforme collaborative pour suivre l’avancement global et avancer ensemble. Beehave est votre meilleur allié pour l’automatisation du suivi de vos dossiers car ils vous proposent une solution no-code. C’est-à-dire un système sans lourdeurs de codage et donc facile à prendre en main et accessible.

Ce système permet également une personnalisation complète selon vos besoins et vos souhaits. En plus de cela, il vous propose d’avoir accès à votre espace de travail via une application mobile en plus de la version sur ordinateur, pour être toujours proche de vos dossiers à tout moment et en toutes circonstances. Chez Beehave, tout est fait pour vous accompagner au maximum dans l’amélioration de vos performances et vous facilitez la vie.

N’hésitez pas à faire un tour de notre site pour prendre toutes les informations nécessaires.

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