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Un lieu, tous les documents : économie et efficacité

Un lieu, tous les documents : économie et efficacité

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Cela nous est tous déjà arrivé de chercher pendant des heures un ou plusieurs documents importants ou encore de se maudire de ne pas avoir mis en place un système de rangement infaillible. Tout serait tellement plus simple si on stockait l’ensemble de nos documents dans un seul et même endroit.

Voilà tout l’intérêt des solutions comme celles que Beehave propose. Nous vous accompagnons dans la digitalisation de vos documents, la création d’un espace de stockage et bien plus encore.

 

Quel est le gain à retirer de tout ça ? Les mots d’ordre sont économie et efficacité.

 

En effet, stocker tous ces documents dans un seul lieu représenterait une économie considérable ainsi qu’un gain de productivité sans conteste.

Attention nous parlons bien de documents numériques et non papier. Si cela n’était pas déjà fait, il est important d’effectuer une digitalisation de vos documents (article dédié : le papier est mort, vive Beehave : top 10 des problèmes du papier).

 

Cette réorganisation du fonctionnement de la gestion des documents entraîne non seulement une économie financière mais également une économie de temps.

L’économie d’argent se fait sur l’abandon des aménagements spécifiques au stockage de documents (étagères, armoires, salle des archives) ainsi que sur les accessoires servant au rangement et à l’organisation (trombones, agrafeuses…). 

L’économie de temps est également conséquente car en optimisant votre rangement dans un seul endroit, vous ne perdez plus de temps à chercher vos documents.  Il vous suffit d’aller dans votre espace de stockage choisi et de chercher le titre ou un mot clés relatif à votre document. Chercher un document n’aura jamais été aussi facile, vous trouverez dorénavant vos documents en à peine quelques clics. Ce procédé est particulièrement utile pour les notaires qui accumulent une grande quantité de documents (article dédié : Top 5 des raisons d’opter pour la digitalisation notariale).

 

Le temps de recherche de document et d’organisation étant considérablement réduits, les employés économisent un temps précieux qu’ils pourront consacrer à d’autres tâches plus stratégiques.

Ce nouvel espace centralisé peut offrir à tous les employés un accès, ce qui leur permet de gagner un temps précieux et par la même occasion d’optimiser leur temps de travail. Ce gain de productivité aura des répercussions positives sur les recettes de l’entreprise. 

Comme vu précédemment, un seul changement de procédé peut conduire à une économie de temps et d’argent.

 

Etes-vous prêts à faire le choix de l’efficacité ? Beehave vous accompagne dans la création d’un nouvel espace de stockage optimal et personnalisé (article dédié : Beehave, une alternative complète à vos logiciels métier).

 

Beehave est votre solution. 

Un petit changement aujourd’hui peut vous mener, demain, à de grands résultats !

 

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