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Un lieu, tous les documents : économie et efficacité

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Cela nous est tous déjà arrivé de chercher pendant des heures un ou plusieurs documents importants ou encore de se maudire de ne pas avoir mis en place un système de rangement infaillible. Tout serait tellement plus simple si on stockait tous nos documents dans un seul et même endroit. Eh bien, voilà tout l’intérêt des initiatives comme celles que Beehave propose. Beehave vous propose de vous accompagner dans la digitalisation de vos documents. Ils vous proposent également un espace de stockage et bien plus encore.

Quel est le gain à retirer de tout ça ? Les mots d’ordre sont économie et efficacité.

En effet, stocker tous ces documents dans un seul lieu représenterait une économie considérable ainsi qu’un gain de productivité sans conteste.

Attention nous parlons bien de documents numériques et non papier. Si cela n’était pas déjà fait, il est important d’effectuer une digitalisation de vos documents pour passer de documents papier à des documents numériques (article dédié : le papier est mort, vive Beehave : top 10 des problèmes du papier).

 

Cette réorganisation du fonctionnement de la gestion des documents entraînerait non seulement une économie financière mais également une économie de temps.

L’économie d’argent se ferait sur l’abandon des aménagements spécifiques au stockage de documents (étagères, armoires, salle des archives) ainsi que sur les accessoires servant au rangement et à l’organisation (trombone, agrafeuse…). 

L’économie de temps sera également très importante car en ayant tous ces documents rangés au même endroit, il n’y a plus à réfléchir à l’endroit où on a rangé tel ou tel document. Il suffit d’aller dans l’espace de stockage choisi et de chercher le document avec son titre. L’automatisation rend tout ça encore plus facile, il suffit de taper le titre ou des mots clés du document pour le retrouver aussitôt. Chercher un document n’aura jamais été aussi facile, vous trouverez dorénavant vos documents en à peine quelques minutes. Ce procédé est particulièrement utile pour les notaires qui travaillent avec énormément de documents pour chaque client. (article dédié : Top 5 des raisons d’opter pour la digitalisation notariale).

L’efficacité de tout le processus de travail serait accrue. Le temps de recherche de document et d’organisation étant considérablement réduits, les employés économiseraient un temps précieux qu’ils pourraient consacrer à d’autres tâches qui feraient avancer le travail. Sachant que cet espace serait centralisé, tous les employés pourraient y avoir accès, gagner un temps précieux et par la même occasion optimiser leur temps de travail. Cette économie globale de temps entraînera une meilleure productivité et efficacité de chaque employé dans son travail. Ce gain de productivité pourrait avoir des répercussions positives sur les recettes de l’entreprise. En effet, cela mènerait à un travail plus efficace et parallèlement à une baisse des coûts due à l’économie d’argent.

Comme vu précédemment, un seul changement de procédé pourrait conduire à une économie de temps, d’argent et donc, à une meilleure efficacité. Pour cela, vous pouvez faire confiance à Beehave pour mettre en place avec vous un nouvel espace de stockage optimal et à votre image (article dédié : Beehave, une alternative complète à vos logiciels métier). Beehave est votre solution. 

Un petit changement aujourd’hui peut vous mener, demain, à de grands résultats !

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