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Quelles différences entre digitalisation et dématérialisation?

La dématérialisation est un concept souvent lié au développement durable. De nos jours, nous utilisons le principe de dématérialisation pour la préservation de l’environnement et pour inciter à moins polluer.

Dans le contexte du développement continu de la technologie, de l’informatique et des communications, nous assistons à l’émergence d’une numérisation mondiale. Elle conduit à la dématérialisation des principaux outils et objets utilisés dans l’organisation du travail.

Aujourd’hui, la stratégie des entreprises se base sur le digital. La digitalisation se rattache à la base de données, également appelée data base. Cette stratégie se base sur la modélisation et l’automatisation digitale des processus des entreprises. La digitalisation ne touche pas uniquement la gestion documentaire mais elle touche également l’ensemble de l’organisation.

Pas de digitalisation sans dématérialisation au préalable.

La dématérialisation concerne avant tout les documents papiers (Article dédié: « Le papier est mort, vive Beehave: top 10 des problèmes du papier« ). Elle a pour but de gérer des données ou des documents commerciaux (contrats, factures, support administratif, etc.) au travers de l’entreprise et/ou dans le cadre des échanges avec les partenaires (clients, fournisseurs) de manière entièrement dématérialisée.

 

Le processus de dématérialisation comprend également le transfert de fichiers analogiques (papier ou microfilm) vers des supports numériques. Ainsi, tous les documents de l’entreprise peuvent être mis à disposition des employés via Internet.

 

La dématérialisation d’un flux de document et de son traitement se font autour de trois grandes étapes qui forment un processus de dématérialisation : 

  • La numérisation, qui fait intervenir un scanner mais qui est également un outil de reconnaissance de champs et de caractères, notamment pour la prise en compte de formulaire.
  • L’archivage qui peut intervenir manuellement ou qui peut être partiellement automatisé en s’appuyant sur les solutions de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) ou de gestion des connaissances, tels que les moteurs de catégories et de classement. 
  • La transmission et l’évolution du document passent par la mise en œuvre d’un outil de gestion des processus. 

L’objectif de ce processus est d’assurer la numérisation de tous les documents papier, de collecter les données, puis de les exploiter pour chaque entreprise (client, fournisseur, etc.). La dématérialisation est appliquée à chaque arrivée d’un document dans l’entreprise.

La dématérialisation permet un meilleur suivi des informations, un archivage optimisé et une réponse à l’environnement réglementaire actuel (CHORUS Pro, norme NF Z42-026…). Cela permet d’utiliser 100% des flux d’informations de l’entreprise

La digitalisation et la dématérialisation sont deux fonctions complémentaires visant à améliorer les bénéfices et à baisser les coûts et en augmentant la productivité (Article dédié: « Faites de l’optimisation des processus votre avantage compétitif » ).

 Beehave est votre solution pour une digitalisation simple, rapide, peut coûteuse et personnaliser.

Alors n’hésitez plus et contactez-nous!

 

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