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Fichier de déclaration sociale nominative (DSN) : comment ça fonctionne ?

Fichier de déclaration sociale nominative (DSN) : comment ça fonctionne ?

Fini les dizaines de documents déclaratifs à transmettre. En remplaçant la majorité des déclarations sociales, la déclaration sociale nominative est une fiche de déclaration unique, mensuelle et dématérialisée. Découvrons ensemble comment elle a révolutionné les déclarations administratives des entreprises en France.

 

Qu’est ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ? 

 

Depuis le 1er janvier 2017, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) est le seul mode déclaratif pour transmettre les déclarations périodiques adressées par les employeurs aux organismes de protection sociale et signaler des événements tels que : les attestations de maladies, attestation employeur destinée à Pôle emploi et bien d’autres. 

 

Ainsi, elle se substitue aux déclarations officielles suivantes  :

  • L’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières en cas d’arrêt maladie, de congés maternité et paternité 
  • L’attestation destinée à Pôle emploi en cas de fin de contrat de travail ;
  • La déclarations et enquête de mouvements de main d’œuvre ;
  • Les formulaires de radiation auprès des mutuelles, sociétés d’assurances et institutions de prévoyance ;
  • La déclaration unifiée des cotisations sociales Urssaf (Ducs) ;
  • Le bordereau de cotisations Urssaf ;
  • Le tableau récapitulatif annuel Urssaf ;
  • La déclaration unifiée des cotisations sociales (Ducs) pour les caisses de retraite complémentaires (Agirc-Arrco) ;
  • La déclaration unifiée des cotisations sociales (Ducs) pour les institutions de prévoyance ainsi que les bordereaux de cotisations des mutuelles et des sociétés d’assurance ;
  • Le relevé mensuel de mission pour les entreprises de travail temporaire (ETT) ;
  • Les attestations de salaires pour l’assurance maladie au titre des accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) ;
  • Les déclarations de cotisations MSA : le bordereau de versement mensuel et la déclaration trimestrielle de salaire

 

Au final, elle apporte un traitement des dossiers plus rapide, avec moins de risques d’erreur pour les salariés et tous les organismes recevant directement les informations qui concernent leur périmètre.

 

Un document obligatoire 

 

Elle est obligatoire, et concerne l’ensemble des employeurs, et plus particulièrement les employeurs du secteur privé du régime général et du régime agricole de sécurité sociale, depuis le 1er janvier 2017. Si une entreprise vient à manquer à cette obligation déclarative, des pénalités pécuniaires s’appliquent.

 

La DSN est à effectuer tous les mois afin de toujours transmettre des informations à jour concernant ses employés. Celle-ci est produite directement par le logiciel de paie. 

 

Deux types d’informations doivent apparaître sur le fichier DSN :

  • Toutes les données concernant la paie du salarié en question
  • Tous les événements concernant les périodes d’activité du salarié : maladie, maternité/paternité, arrêt de travail, fin de contrat…

 

Le fonctionnement de la DSN

 

En ce qui concerne la DSN, l’envoi du fichier à deux utilités : 

  • Calculer et payer les cotisation sociales des salariés
  • Informer automatiquement tous les organismes sociaux des informations concernant les salariés (leurs rémunérations, leurs activités…). Il s’agit des organismes suivants tels que : Pôle emploi, l’assurance maladie (CPAM), l’Urssaf, et les organismes complémentaires de santé (mutuelle, assurance, institution de prévoyance…).

 

Les types d’envoi de la DSN

Il existe deux types d’envoi de la DSN. Chacun à sa propre fonctionnalité :

 

La DSN périodique

La DSN périodique est à remettre une fois par mois.

 

Elle doit être transmise durant le mois suivant la période d’emploi rémunérée. La date d’envoi diffère selon l’effectif de l’entreprise :

  • Si l’entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée.
  • Si l’entreprise emploie 50 salariés et plus, la DSN doit être faite au plus tard le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée.

 

La DSN dite de “signalement d’événement”

 

Entre deux envois de DSN périodique, il se peut que vous puissiez être amené à effectuer une DSN pour signaler un événement survenu.

 

Cette DSN doit être faite dans les 5 jours suivants l’événement en question.

 

Les événements concernés sont les suivants :

  • Arrêt de travail : en cas de maladie, maternité, paternité, etc.
  • Reprise anticipée : lorsque le salarié reprend son travail avant la date de fin d’arrêt de travail
  • Fin de contrat de travail : lors du départ d’un salarié de l’entreprise quel que soit le motif

 

Vous pouvez décider de déclarer le fichier DSN vous-même, ou bien le confier à un tiers collaborateur comme un expert comptable ou bien le service des ressources humaines de votre entreprise.

 

Si vous le faites vous même et que vous avez un quelconque doute, vous pouvez appeler les conseillers de l’Assurance maladie pour vous aider sur les cotisations, les taux, les événements de vie de vos salariés et plus encore. Elle met aussi à disposition un guide pour gérer les arrêts de travail de vos salariés dans la DSN (maladie, paternité, maternité…).

 

Pour plus d’informations sur la digitalisation des entreprises, jetez un œil à aux articles suivants :

 

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