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Suivi de dossiers en ligne : comment ça marche

Suivi de dossiers en ligne : comment ça marche

L’évolution numérique et, plus récemment, le travail à distance ont bouleversé nos quotidiens tant au niveau personnel que professionnel. D’après une enquête d’Intalio, 91 % des entreprises sont impliquées dans la transition numérique en 2020. Cette transformation de nos habitudes a eu pour conséquence une métamorphose des métiers en tout genre, et surtout au niveau de ceux auxquels on s’y attendait le moins comme notamment, les métiers juridiques. Rédaction d’actes, signatures, collecte de documents….Comment fonctionne le suivi de dossiers juridique en ligne ?

 

Un bon suivi de dossiers repose sur votre capacité à être précis, organisé et efficace, afin que chaque partie concernée par le dossier puisse y avoir accès dès que nécessaire. Cependant, la gestion actuelle des dossiers ne facilite pas la communication entre les parties et nuit à l’efficacité du suivi. En effet, celle-ci se fait généralement par email. Le pilotage et la gestion de l’assignement des tâches à réaliser est traditionnellement précaire. Étant donné l’absence de plateforme collaborative dédiée, la progression des tâches ne peut être ni suivie, ni commentée. Aucune information sur le niveau d’accomplissement de ces dernières n’est partagée de manière efficace.

Parfois, des alertes sur l’avancée ou le changement de statut du dossier sont possibles. Toutefois, celles-ci ne représentent pas la solution la plus adaptée. Elles sont souvent individuelles et créées manuellement via l’agenda partagé des collaborateurs. En plus de la communication bancale, les données collectées risquent aussi d’être compromises par la multiplication des intervenants sur le fichier qui impacte la lisibilité de ce dernier, favorise les erreurs de saisie et la perte de documents.

 

Chez Beehave, nous avons bien compris l’ampleur des défauts de la méthode actuelle du suivi des dossiers au sein des métiers juridiques. Cette analyse de la gestion des dossiers nous a permis de créer un système infaillible pour pallier aux problèmes engendrés par ce type de suivi plus handicapant qu’autre chose. 

Avec notre plateforme pensée pour le travail collaboratif, donnez accès aux personnes concernées par le dossier en question et centralisez l’ensemble de vos informations. Fini les pertes de documents et les problèmes liés à un défaut de communication. Notre système s’adapte à votre organisation et respecte vos habitudes de travail tout en les optimisant.

  • Au niveau de la mise en place : 

L’organisation des procédures automatisées et le vocabulaire utilisé par notre logiciel sont les vôtres. Vos collaborateurs n’ont pas besoin d’une formation quelle qu’elle soit pour utiliser nos outils. Notre plateforme intuitive est accessible à tous, et ne nécessite aucune connaissance en matière d’informatique. Ce sont nos outils qui s’adaptent à vos attentes. 

Les délais sont optimisés. Pour chaque pièce choisie et ajoutée lors de la création d’un  dossier, une date d’expiration est calculée automatiquement, et cela en fonction de chaque type de pièce. À chaque besoin de renouvellement de pièce, un rappel dans votre espace dédié vous le signale avant la date de péremption de celle-ci.

  • Au niveau du suivi :

Fini les oublis, toutes les pièces à collecter auprès des clients se retrouvent dans un endroit défini au préalable et sont facilement recouvrables par les intervenants en charge de ce dernier. 

 

Le suivi des délais se prépare en amont. Il est personnalisé et permet de respecter les besoins des clients et les législations en cours. Chacun des intervenants attribués à un dossier commun est informé de ces délais par l’envoi d’une notification. Ces rappels sont communiqués à travers le média souhaité de chaque collaborateurs : application mobile, email, tchat, … Chaque membre de l’équipe choisit le moyen qui lui convient.

 

La création de dossier, l’ajout de documents, le contrôle de l’accès aux fichiers,  le niveau de droits d’intervention sur les différents documents, le suivi des dossiers…Tout cela est organisé autour d’un seul et même logiciel numérique. Le nôtre. 



Oubliez le papier et la multiplication des logiciels. Avec Beehave, vous optez pour une solution collaborative pour vos suivi de dossiers (Article dédié : « Suivi et collaboration : l’efficacité du travail à distance »),  qui vous offre un gain de temps et une efficacité incomparable. 

 

Alors, contactez-nous !