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Notariat et numérique: Top 5 des outils

Notariat et numérique: Top 5 des outils

Notariat et numérique: Top 6 des outils

Le monde notarial est toujours en quête de modernité, et les notaires ont su sauter le pas de la digitalisation des échanges et procédures.

La révolution du numérique a bouleversé nombre de secteurs, et le monde notarial a dû, lui aussi, s’adapter aux évolutions afin de répondre aux exigences de rapidité, de flexibilité et d’accessibilité qui prévalent désormais (Voir Charte des notaires).

Ces dernières années, ce phénomène ne cesse de croître : visioconférence, signature à distance… tout y passe. Le notariat a emprunté le grand virage du numérique. 

Le président du Conseil Supérieur du Notariat, David Ambrosiano, a, d’ailleurs, déclaré lors du printemps des territoires 2021, qu’actuellement “75% des études sont équipées d’un système de visioconférence agréé par le CSN et plus de 90% d’actes authentiques électroniques”. Le monde notarial accélère donc sa transformation numérique.

La pérennité de la profession témoigne à elle seule de sa capacité d’adaptation et d’innovation. Aujourd’hui, le notariat est un acteur des révolutions numériques. Grâce à la numérisation, c’est la fin du cauchemar des documents papiers qui s’entassent! (Voir Notaires dématérialisez vos documents)

Afin d’aider au mieux les notaires, de nombreux outils sont présents. Parmi eux, voici le top 6 des outils:

 

1. AAE

 

C’est en 2008 avec la mise en place de l’AAE ou Acte Authentique Électronique que la dématérialisation du notariat a été enclenchée. Les actes authentiques électroniques prennent le pas sur ceux physiques.

Les notaires ont ainsi trouvé le moyen le plus rapide et sûr de démontrer leur efficacité. La profession notariale est, en effet, la première à s’être dotée d’un outil digital aussi performant. Il faut souligner aussi que l’acte authentique électronique du notaire est d’un avantage écologique.

La lettre recommandée en ligne permet en fait de ne pas gaspiller à chaque fois du papier pour envoyer les courriers.

 

2. La lettre recommandée en ligne

 

La lettre recommandée est une forme de courrier expédiée par la poste avec comme objectif de garder les preuves d’envoi à la personne désignée. Elle disparaît progressivement, laissant place à la lettre recommandée en ligne.

Cette nouvelle tendance est réglementée et permet aux notaires d’allier la sécurité numérique et judiciaire à l’exercice de leurs activités. Elle permet la transmission des données authentiques par voie électronique avec des preuves d’expédition et de réception à l’appui. Tout notaire a donc la possibilité de choisir un prestataire qualifié pour faire expédier de façon électronique ses lettres recommandées.

 

3. La clé REAL

 

C’est un outil digital qui permet d’authentifier toutes sortes d’actes notariés. La clé REAL permet de dématérialiser la fonction notariale. En tant que notaire, vous aurez un identifiant personnel et appartiendrez à un réseau notarial assez fourni.

 

4. Visioconférence

 

La visioconférence permet des échanges classiques entre deux personnes mais aussi le partage de document en temps réel. Sans oublier bien entendu la signature d’actes à distance. 

 

5. La signature à distance

 

La signature à distance permet de signer des compromis, des procurations, des actes ou des actes sous seing privé avec les clients.

L’acte « sous seing privé » (on dit aussi sous signature privée) est une convention écrite établie par les parties elles-mêmes ou par un tiers, qui a été signée par elles ou par une personne qu’elles ont constituée pour mandataire en vue de régler une situation contractuelle (vente, location, société, contrat de travail…).

Un testament olographe, un contrat d’assurance sont des actes sous-seing privés. Pour signer leurs actes avec leur notaire, les clients peuvent donc désormais rester chez eux, en visioconférence.

Les notaires rappellent que cette comparution à distance, comme pour tout acte authentique sera établie à l’issue d’une réunion, en visioconférence, au cours de laquelle toutes les informations utiles et nécessaires auront été fournies pour éclairer le consentement des parties.C’est aussi un geste éco-responsable permettant de limiter l’utilisation du papier.

 

Sans oublier l’automatisation des tâches

 

Des plateformes d’automatisation sont aujourd’hui disponibles. Elles permettent de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus importantes.

Avec un BPA (Business Process Automation), vous avez les outils pour surveiller tout, tout le temps. Ce qui,  à son tour,  aboutit à des ensembles de données beaucoup plus précis et à des projections plus précises des besoins et des revenus futurs de votre étude.

Une plateforme adaptée vous permettra de détecter les ressources sous-utilisées ou inutilisées, de visualiser la charge de chaque collaborateur en temps réel. L’automatisation des processus vous permettra d’identifier et de réaffecter vos ressources inutilisées et de réguler la charge de travail de vos équipes. Sans oublier que certaines plateformes sont complémentaires de vos logiciels métiers et permettent l’importation de toutes vos données en un clic. Fini la double saisie !

Beehave regroupe un ensemble de solutions répondant à vos besoins en termes d’automatisation, contactez-nous pour en savoir plus et demandez une démo gratuite !

Il y a encore de nombreux autres outils à disposition des notaires. Le notariat de demain sera donc tourné vers les nouvelles technologies mais aussi dans un monde plus écologique dans lequel notaire et client pourront échanger à distance dans un gain de temps et d’accessibilité en toute sécurité.

Alors, n’hésitez plus  !

 

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