Auteure : Victoire B.
La digitalisation est devenue un phénomène naturel. Elle combine l’apparition d’internet et les progrès quotidiens dans l’informatique.
Initiée depuis plus d’une décennie, elle a révolutionné le secteur notarial.
Alors la profession notariale accélère le pas vers sa transition digitale en mettant en place des outils de numérisation et de dématérialisation qui révolutionnent le travail quotidien des collaborateurs et entraînent indéniablement une augmentation de la productivité au sein des services notariaux.
Digitalisation de l’activité notariale
L’activité des notaires a subi de nombreux et importants changements législatifs ces dernières années.
La plupart d’entre eux ont été générés par la nécessité de faire face à la digitalisation imminente . Une transition rapide des outils de travail classiques aux outils modernes actuels (machine à écrire aux procédures basées sur la signature électronique) visant à sécuriser le circuit notarial et assurer la qualité des actes notariés. La digitalisation est aujourd’hui encouragée dans tous les secteurs d’activités. Une véritable révolution qui a accéléré et facilité de nombreux programmes. Les notaires utilisent désormais beaucoup de solutions informatisées grâce à la digitalisation et font de plus en plus appel à la data.
Le digital tend à impacter tous les secteurs d’activités. Les professions libérales comme le notariat ne sont pas du reste.
Aujourd’hui, il est plus simple et rapide pour un notaire de faire des formalités, étant donné que la plupart des services qu’il offre sont digitalisés. De la lettre recommandée en ligne à l’acte authentique électronique, les outils digitaux des notaires sont d’une efficacité tangible. Pour votre éclairage sur le sujet, voici une petite sélection de 3 services notariaux dont vous pourrez profiter.
- L’Acte Authentique Électronique (AAE)
Les actes authentiques électroniques prennent le pas sur ceux physiques. Les notaires ont ainsi trouvé le moyen le plus rapide et sûr de démontrer leur efficacité. La profession notariale est en effet la première à s’être dotée d’un outil digital aussi performant. Aujourd’hui, plus besoin forcément de se déplacer pour obtenir des actes notariés certifiés comme la lettre recommandée en ligne. Cette démarche s’inscrit parfaitement dans le processus de dématérialisation de la profession.
- La lettre recommandée
La lettre recommandée est beaucoup utilisée dans la profession notariale.Celle qui était auparavant une forme de courrier expédiée par la poste est en train de disparaître progressivement, laissant place à la lettre recommandée en ligne.
Elle permet de transmettre des donnés authentiques par voie électronique avec des preuves d’expédition et de réception à l’appui. Cette nouvelle tendance permet aux notaires d’allier la sécurité numérique et judiciaire à l’exercice de leurs activités.
L’envoi de courrier recommandé en ligne peut se faire soit par le site internet ou par le biais d’un logiciel fourni par un prestataire.
- La Clé REAL
Elle permet de dématérialiser la fonction notariale. C’est un outil digital exclusivement individuel et confidentiel contenant différents certificats et l’ensemble des fonctionnalités dont il peut bénéficier.
Cet écosystème leur permet d’accéder de façon protégée aux services régaliens de la profession (visioconférence, serveur MICEN, interface de la Direction générale des Finances publiques, etc.), aux applications métier disponibles en SaaS (comptabilité, traitement des actes, etc.) et à diverses applications digitales
Les notaires ont l’obligation de conserver les documents officiels pendant 75 ans, nécessitant d’importants espaces de stockage pour les différents actes. Grâce à l’AEE, les documents électroniques sont désormais transmis au MICEN, le minutier central électronique des notaires. C’est ce serveur commun et sécurisé qui conserve désormais les documents dématérialisés.
Il faut souligner que qu’aujourd’hui toutes les études notariales intègrent des outils de gestion et de travail en ligne très performants. L’automatisation des modèles d’acte, le partage de documents au sein des équipes ou encore les visioconférences; toutes ces évolutions technologiques font maintenant partie du quotidien des offices .
- Beehave, la plateforme digitale dont votre étude a besoin
Beehave est une plateforme d’automatisation qui vous épaule dans votre organisation et dans la gestion de vos dossiers en toute simplicité.
Beehave aide les notaires dans leur démarche de digitalisation des entreprises, vous permettant de gagner du temps, d’alléger la charge mentale et bien plus.
Une plateforme logicielle en ligne qui sert de portail pour la gestion de plusieurs processus métiers au sein de votre organisation.
Beehave vous propose une gamme complète de solutions permettant de maîtriser l’automatisation et l’optimisation de
processus métiers quelle que soit votre entreprise et son domaine d’activité.
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Grâce à notre système flexible et adaptable, vous pouvez choisir quand et comment intégrer et mettre en œuvre les solutions Beehave.
La digitalisation permet donc une meilleure accessibilité des données. Comme la centralisation des données, l’archivage numérique, la télé procédures, ou encore l’accessibilité des informations immobilières.
Avec la digitalisation, vos démarches sont simplifiées, efficaces, transparentes et sur-mesure.
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