Beehave

Interview: Maître Olivier PONTNAU

Interview: Maître Olivier PONTNAU

Interview Beehave Me O. PONTANU

Faites connaissance avec Maître PONTNAU.

Depuis 18 ans maintenant Maître Olivier PONTNAU évolue dans le monde du notariat d’abord en tant que notaire et depuis 2018, comme notaire associé chez ACT et Notaires associés.

Très actif sur les réseaux sociaux, il inspire la jeune génération grâce à sa passion du métier et son approche à la fois professionnelle et décontractée. Beehave a eu la chance d’échanger avec lui sur les ponts qui existent entre le notariat et les nouvelles technologies.

Bonne lecture !

1- Bonjour Maitre, pouvez-vous nous raconter votre parcours ?

C’est vrai que le temps passe vite! J’ai un parcours qui commence à être assez long. J’ai commencé assez jeune dans la profession, je devais avoir peut-être 22 ans. Je me destinais plutôt à être avocat au départ. C’est un peu un hasard si je me suis retrouvé à travailler dans une étude.

C’est lors d’un stage que j’ai découvert le métier et cela m’a tout de suite plu. J’ai eu une période qu’on appelle de cléricature un peu plus longue que ce que j’aurai souhaité. Le chemin vers l’association est assez long dans notre profession parce qu’il faut apprendre le métier et ça ne se fait pas comme ça.  Et puis il faut trouver un cadre d’exercice et un projet d’entreprise qui puisse vous convenir.

Avec le recul, je me dis que ça m’a quand même beaucoup aidé de faire plusieurs études en tant que salarié parce qu’ainsi j’ai gravi tous les échelons dans la profession un à un et cela m’a donné une bonne connaissance de chaque fonction, des différents types d’études et des différents types de métiers. Dans une même profession, en fonction de son lieu d’exercice, en fonction des matières qu’on est amené à pratiquer, on peut en réalité pratiquer des métiers qui sont totalement différents.

On ne pratique pas la même chose quand on fait de l’immobilier pour des particuliers, pour des grandes entreprises ou pour des clientèles de banques privées. Et même s’il m’est arrivé à certain moment de m’impatienter, de me décourager, je me rends compte avec le recul que cela a été une vraie richesse.

2- Notaire, associé, auteur, conférencier, formateur: Comment gérez-vous votre temps ?

La gestion du temps n’est pas facile et c’est vrai que plus on avance dans sa carrière et moins on a l’impression d’avoir de temps.

En réalité il y a des jours où j’arrive à l’étude à 8h30 et ne relève la tête qu’à 18h30/19h avec l’impression que je suis arrivé il y a 5 minutes! On a l’impression que le temps s’accélère et se raccourcit parce qu’on a de plus en plus de projets. Je pense que cela se joue sur plusieurs aspects.

Le premier va être un souci constant d’efficacité et d’efficience dans ce que l’on fait, c’est-à-dire consacrer le temps nécessaire mais pas plus à toutes les activités. A ce titre, les outils du digital sont très précieux .

Il faut également savoir s’entourer de gens en qui on a confiance.

Sans oublier la passion de ce que l’on fait tout en gardant une certaine ouverture d’esprit.

Je vous avoue qu’au départ , je n’étais pas certain que la formation puisse m’intéresser et au final ça m’a fait progresser. Cela vous force à présenter les choses d’une certaine façon et ça vous fait travailler parfois des matières que vous avez un peu délaissées dans le cadre de votre exercice professionnel. Je pense aussi que c’est important de transmettre à la nouvelle génération tout ce que l’on a pu apprendre au cours de sa carrière.

3- Votre sondage sur Linkedin au sujet de l’impact des nouvelles technologies sur le notariat a recueilli des avis très partagés. Votre avis à ce sujet ?

C’est vrai qu’il y a une ambivalence dans le progrès technologique. On a l’impression, parfois, que les solutions ne nous procurent pas tout le confort qu’on en attendrait.

Il y a aussi l’environnement législatif et réglementaire qui joue beaucoup parce qu’il y a des exigences qui sont toujours plus fortes et toujours plus importantes. Une grande partie des biens de productivité que procure la technologie sont rognés par une sorte d’inflation au niveau de la réglementation.

Les nouvelles technologies impactent aussi les habitudes des clients parce qu’ils s’habituent à avoir des réponses immédiates à leurs questions, à leurs besoins. C’est en parti ce que nous faisons en tant que consommateur et cela rejaillit sur nous, peut-être de façon indirecte, mais en tant que salariés, en tant que chefs d’entreprise ça crée un environnement où le temps, l’attente est de moins en moins acceptés.

Cela peut poser problème dans certains métiers intellectuels car nous n’avons pas toujours la possibilité de répondre sur l’instant à toutes les demandes. Il y a des demandes qui prennent du temps et prioriser les tâches à effectuer est une grande partie de notre travail.

Il y a également le sujet de l’impact de la technologie sur l’emploi. On a tous appris à l’école l’épisode des ouvriers dans le nord qui avaient cassé leurs machines parce qu’ils avaient peur d’être au chômage. À chaque fois qu’il y a une vague d’innovation dans notre métier c’est un peu la crainte que l’on a. Je suis d’une génération où les choses ont basculées, j’ai l’impression que j’ai vécu dans un environnement où la technologie a évoluée comme jamais. Je pense qu’on est la génération qui a connu le plus d’innovations technologiques dans un temps aussi restreint.

L’informatique était déjà là quand j’ai commencé en 2004, ce n’est pas si vieux que ça non plus!  C’est vrai qu’à l’époque on avait des ordinateurs mais rien n’était en réseau, chacun travaillait sur son poste. Je me souviens que quand j’ai commencé en 2004, je faisais très peu de mails et on travaillait à 90% par courrier. Après 2-3 ans cela a basculé.

Toutes ces évolutions amènent davantage de besoins de main d’œuvre qu’avant. C’est un peu le paradoxe. Il faut être de plus en plus pointu dans les innovations, dans l’utilisation des logiciels, des solutions qui sont très variées.

Je me souviens qu’à l’époque, j’utilisais juste google pour faire des recherches sur certains sujets dans la première étude en 2004 et j’étais vu comme le spécialiste d’Internet à l’époque ! J’étais une star juste parce que je « googlelisais » des sujets tout bête.

Autour de la profession de notaire il y a tout un environnement de technologie, de startup, de prestataire qui s’est développé à une vitesse assez fulgurante.

4- Des conseils pour ceux qui hésitent encore à franchir le pas de la digitalisation ?

Je pense que des notaires qui hésitent, il y en a de moins en moins. Toutes les professions connaissent ces tiraillements avec des gens qui vont à fond dans les innovations, d’autres qui préfèrent attendre que les technologies mûrissent un peu et puis certains qui souhaitent conserver leur cadre de travail. Ce n’est pas propre au notariat et d’ailleurs je pense que le notariat est beaucoup plus ouvert aux innovations que d’autres professions.

C’est vrai que notre image ne nous rend pas toujours justice sur ce point. Ça change et tant mieux, ça n’est que justice ! Parce qu’on a quand même des instances et des entreprises qui ont beaucoup investi humainement, en termes de temps et financièrement pour se moderniser.

Aujourd’hui on possède des outils très efficaces, performants et sécurisés.

Si j’avais des conseils à donner, c’est de ne surtout pas tomber dans la mentalité où on se dit: « c’est trop compliqué, j’arrête de suivre ». Parce que si on commence à se couper des innovations (comme j’ai pu le faire a une époque), on se coupe de toute une filière qui est amenée à évoluer derrière.

Alors bien sûr, tout le monde ne peut pas être pionnier dans tous les domaines. Je pense qu’il faut sélectionner un domaine où l’on choisit d’aller un peu plus loin que les autres et puis rester à l’écoute des  innovations et attendre que les technologies mûrissent. Je pense aussi qu’il ne faut pas avoir de position dogmatique et ne pas être dans le  « toute innovation » en permanence parce qu’ on ne peut pas constamment transformer sa façon de travailler. Le tout est de rester ouvert parce que la digitalisation, les nouvelles technoligies sont tout de même des gisements de valeur de productivité colossaux.

5- Quel est le rôle des nouvelles technologies face à vos problématiques: charges mentales, satisfaction clients, gain de temps, recrutement….

Nous avons eu toute une phase, ces dix dernières années, où nous avons gagné en rapidité d’exécution. C’est un point positif! Mais paradoxalement ça a mis les études, les notaires et leurs collaborateurs sous pression. En effet, cette vitesse, au bout d’un moment, se heurte à des réalités administratives et physiologiques. 

L’enjeu des années à venir est peut-être de trouver des technologies qui vont justement permettre de relâcher cette pression sur les études tout en gardant la rapidité.

Cette course à la rapidité va forcément se terminer à un moment donné. On va se heurter au mur de la réglementation. On n’est pas seul dans les dossiers, il y a des processus administratifs, bancaires, et puis il y a des limites humaines tout simplement.  Les gens peuvent analyser une certaine quantité de documentation pour les dossiers dans un laps de temps donné. 

Peut-être que l’intelligence artificielle va jouer un rôle dans cette analyse. 

6- C’est un fait, les notaires et collaborateurs sont souvent débordés. Leur temps est donc précieux. Bien que primordiale, l’adoption d’une nouvelle solution digitale est souvent perçue comme une charge supplémentaire. Quels conseils donneriez-vous, d’une part aux notaires et collaborateurs et d’autre part aux legaltechs comme Beehave, pour faciliter cette appropriation? 

On a un quotidien très prenant qui met sous pression. Nous avons à la fois des objectifs en termes de quantité afin que nos entreprises soient viables mais aussi en termes de qualité. Nous évoluons dans un milieu où il existe un idéal de perfection qui met aussi sous pression.

Avec cette équation, il faut arriver à dégager du temps pour travailler à l’amélioration de ses processus de production. Il y a des choses qu’on peut simplifier, d’autres qui viennent s’ajouter et l‘enjeu n’est pas le même en fonction de la structure de l’entreprise. C’est compliqué de trouver des modèles qui conviennent à tout le monde.            

Chez ACT et Notaires associés, nous avons un enjeu au niveau du multi-offices. Ce que nous essayons de faire en interne est de mettre en place des formats de façon à pérenniser un échange avec les collaborateurs, les divers associés et les différents services. Cela demande beaucoup d’investissement et cela commence par l’investissement  des notaires associés dans ces processus. Sans un investissement de toute l’entreprise, c’est très difficile.

Cela s’apparente a un mouvement perpétuel. Il y a peut-être eu des époques où les évolutions technologiques étaient beaucoup plus étalées dans le temps, mais  aujourd’hui cette evolution est très rapide. Il en va de même pour la réglementation, que ça soit la loi, la réglementation, la jurisprudence, les pratiques contractuelles, tout évolue rapidement. Il faut donc trouver une stabilité en même temps qu’un mouvement perpétuel et c’est loin d’être évident.

7- Un conseil pour les LEGALTECHS comme BEEHAVE ?

Pour les LEGALTECHS, comme vous, la difficulté est d’arriver à s’insérer dans ce mouvement perpétuel pour soulager les collaborateurs et les notaires.

De surcroît, vous avez une contrainte supplémentaire qui est l’accès à la publicité foncière. Vous avez en effet une contrainte  opérationnelle qui est celle d’avoir une solution qui se superpose à une solution déjà existante {Ndlr: LRA). La difficulté de l’exercice, pour vous, est celle d’arriver à venir s’imbriquer dans une architecture où les gens utilisent un logiciel professionnel (il n’y en a pas 50, les parts de marché sont ce qu’elles sont !) en complément de logiciels classiques, du type Outlook ou Excel.

Il faut donc que vous arriviez, sans bénéficier d’une notoriété liée à la profession ou à Microsoft par exemple, à démontrer que vous pouvez vous insérer. 

Je pense que l’essentiel est d’avoir de la compassion pour les notaires et les difficultés qu’ils rencontrent dans leur exercice quotidien plutôt que de dire « Bon écoutez, nous on a tout compris à la gestion d’une clientèle, vous n’avez rien compris, on va vous expliquer comment faire. »

8- Je reviens sur le multi-offices. Quels sont selon vous les avantages et les conditions de réussite de cette mutualisation ? 

Le multi-offices n’est pas un projet facile. On ne mesure pas forcément les difficultés liees au changement culturel que cela implique. Historiquement, j’ai travaillé dans des étude qui étaient rattachées, je ne dirai pas à un fief mais à une zone géographique. On traitait la clientèle d’une zone et éventuellement ses spécialités. Mais il y avait quand même un ancrage territorial très fort.

Garder cet ancrage territorial pour chaque implantation, créer  un esprit d’entreprise et une organisation qui va faire qu’ on arrive à mutualiser toutes les ressources de chaque étude est un vrai défi et nous n’avons pas été éduqué comme ça.

Avant de me lancer dans le multi-offices avec mes associés, je n’avais jamais connu d’entreprises qui pratiquaient ce modèle. C’est très récent et on s’aperçoit des difficultés que ça peut engendrer au quotidien. On ne mesure pas à quel point la géographie peut avoir autant d’importance dans l’organisation d’une entreprise et elle se rappelle à elle-même de façon assez violente.

Nous avons des implantations éloignées de 500 km et le moindre petit clivage géographique peut créer des incompréhensions et des distorsions. Avec l’éloignement, tout ça est exacerbé.

9- Selon vous, quels sont les principaux défis du notariat dans les dix prochaines années ? 

C’est une question présidentielle ! Il existe des défis qui se posent à toutes les entreprises et ceux qui sont spécifiques au notariat.

Je pense qu’on a déjà un défi au niveau du management et des ressources humaines. Je suis un peu de l’ancienne génération, avec une culture de l’organisation pyramidale, très hiérarchisée avec une forme d’obéissance qui aujourd’hui est un peu démodée. Les personnes avec lesquelles nous travaillons ont désormais besoin de s’identifier à un projet, à un idéal, à une qualité de travail au quotidien, une qualité de vie, un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle et des perspectives d’évolution qui étaient beaucoup plus restreintes lorsque j’ai commencé.

Il faut donc faire évoluer la structure de nos entreprises pour offrir des cadres de travail et des parcours de carrières attrayants. Je pense sincèrement que nous ne sommes qu’au début de ces évolutions.

Ensuite viennent les enjeux de responsabilité sociale, environnementale qui se posent à tous les acteurs économiques et dans lesquels ils vont devoir s’investir et ils le font déjà.

Enfin, il y a cet enjeu de la relation avec la clientèle, de positionnement sur le marché du droit sur nos offres et quels modèles économiques faut-il adopter? Ce sont des vraies questions. Les choses évoluent de plus en plus vite, que ce soit les réglementations, les technologies mais aussi les secteurs économiques, qui ne représentaient rien il y a encore quelques années et qui aujourd’hui génèrent des centaines de milliards. Je pense aux secteurs des réseaux sociaux, par exemple, des crypto-monnaies, la blockchain  etc..

Ce n’est que le début de ces évolutions, et nous serons forcément impactés. Il va falloir s’adapter et proposer des offres et des services qui procurent une valeur au client.

C’est difficile de faire une liste très exhaustive. Je pense que nous sommes une génération de défis.

10- Depuis bientôt 3 ans, vous êtes très actifs sur les réseaux sociaux, particulièrement Linkedin. Quels sont les avantages d’être visible sur la toile et où trouvez-vous votre inspiration ? 

Je suis en effet arrivé à un volume de production assez important ! Mais j’ai beaucoup travaillé. On ne le voit pas forcément quand on lit les publications, il faut être dans les coulisses pour s’en rendre compte. D’ailleurs, cela faisait partie des plus grands préjugés que j’avais sur les réseaux sociaux. Je voyais ça comme quelque chose d’assez futile ou superficiel et je ne me rendais pas compte de la valeur que cela pouvait apporter à une entreprise.

Je vous avoue avoir été surpris moi-même par le rendement que cela a assuré. Je me suis aperçu qu’il y avait une vraie demande de communication et de formation sur ce sujet et je n’aurai pas parié là-dessus. Très honnêtement, je m’y suis lancé parce que j’ai eu une espèce d’intuition, je ne pensais pas rencontrer une audience aussi large.

Pour répondre à votre question, cela m’a permis de développer ma notoriété à titre personnel et de mieux faire connaître les offres et les services de notre étude. Cette présence sur les réseaux permet aussi et surtout de parler de son entreprise, de ses valeurs.

Enfin, il y a un aspect que je n’avais pas mesuré au départ: cela renforce le lien que vous pouvez avoir avec votre réseau existant. Non seulement vous faites de nouvelles connaissances mais vous resserrer également les liens avec votre clientèle, vos partenaires puisqu’ils vont être amenés à interagir avec vos contenus de façon régulière.

De voir que les agents immobiliers du quartier et mes clients me parlaient de mes posts a été certainement la plus grande surprise pour moi !

Cette présence m’a invité à tisser un lien plus fort avec ma clientèle et les partenaires de mon réseau.

11- Notariat la minute « clichés »

Oui, c’est vrai, c’est un métier qui génère beaucoup de clichés. Ce n’est pas le seul mais on le constate à travers les réactions de certains clients qui s’étonnent des équipements que l’on utilise, des solutions que l’on peut leur proposer (signature électronique, Visioconférence, signature à distance). Ils s’imaginaient peut-être quelque chose d’un peu plus traditionnel !

Je pense que l’on gagne beaucoup à communiquer sur tous les efforts que l’on fait pour s’adapter et des services qui sont utiles à nos clients.

Mon opinion c’est que les notaires ont pris beaucoup d’avance sur les évolutions, l’utilisation de la technologie. Notre force? Nous le faisons de manière collective. Nous avons cette faculté de nous adapter à l’utilisation d’outils tous en même temps dans un délai assez court. Moi, par exemple, j’étais subjugué par l’adoption, presque du jour au lendemain, de la visioconférence et de la signatures à distance  alors que jusque là nous restions dans nos habitudes.

A l’époque, si j’avais un rendez-vous à 30 km, je posais une demie journée, je prenais ma voiture et j’y allais. Maintenant je peux faire des rendez-vous quasiment partout, sans bouger de mon bureau. C’est un gain de productivité énorme. La raison pour laquelle nous avons pu le faire du jour au lendemain est simple: nous avons une base très solide parce que nous sommes équipés, formés et parce que nous avons une appétence pour ces choses-là.

Nous n’aurions pas pu le décréter du jour au lendemain si nous n’avions pas fait tout ce travail de fond depuis 20 ans. Nos instances ont été visionnaires.

 12- Vous êtes passionnés par le notariat, l’immobilier, l’histoire de France, la fiscalité et le football ! Avez-vous d’autres centres d’intérêt que vous souhaiteriez partager avec nos lecteurs ?

J’ai en effet plein de petites passions. Ma passion du moment c’est l’écriture et j’ai découvert ça avec les réseaux sociaux. Je ne mesurais pas à quel point ça pouvait me plaire. J’ai commencé l’écriture en écrivant des articles a visée professionnelle. Grâce aux réseaux sociaux,  J’écris sur des sujets toujours en relation avec ce que je fais mais avec des tonalités de plus en plus variées.

J’ai des projets d’écriture qui dépasse ma communication quotidienne sur les réseaux sociaux parce que plus j’écris plus je produis de contenu. Je me suis découvert une vraie passion pour la chose.

Un prochain roman Maître ?

Peut-être pas des romans. Je vais travailler sur des projets et je pense qu’il y aura pas mal de surprises dans les jours qui viennent.

13-Pain au chocolat ou chocolatine ?

[rire] J’ai fait un sondage dans l’étude. J’ai reçu des menaces ! Je ne parle pas avec mon libre arbitre et déclare donc la neutralité !

Et enfin, la question essentielle:

14- Qu’est-ce qui vous fait sourire le matin au réveil ?

Mes filles. On peut avoir des carrières, beaucoup d’ambition ; tout ça, je pense, ne sert à rien si on n’a pas un équilibre avec sa vie personnelle. Je suis toujours à la recherche constante de cette harmonie entre tous mes projets et mon foyer.

Merci Maître.

C’est moi qui vous remercie pour cette belle invitation.

Septembre 2022

ACT et Notaires associés – 14 Rue Olivier de Serres, 75015 Paris, France – +33 1 83 97 68 92

Par Samantha TL

Par Samantha TL