Par Christophe B.
La communication interne est un élément essentiel de toute entreprise. Mais parfois les outils mis en place ne sont pas étudiés pour faciliter les échanges entre collaborateurs. Le gain de temps et d’argent grâce à une bonne communication interne sont à mettre en parallèle avec une qualité de vie au travail améliorée.
Les entreprises doivent mettre en place des moyens de communiquer avec leurs employés, que ce soit par e-mail, chat ou plateforme collaborative. Plus la communication est fluide, mieux l’entreprise se portera.
Savoir faciliter le partage et l’accès à l’information
L’information froide comme chaude doit pouvoir être disponible et transmise à chaque collaborateur et intervenant d’un dossier. Cette pratique permet de gagner en temps de recherche, et incite l’inclusion des différents collaborateurs.
Mettre en place la plateforme Beehave au sein de votre étude notariale vous permettra de conduire vos projets de façon plus collaborative.
Beehave met à disposition un mur de notifications afin de notifier en temps réel les collaborateurs associés d’une information importante telle que :
-L’ajout d’un document.
-L’arrivée d’un nouveau collaborateur.
-Le rappel d’une date importante.
-La modification d’un dossier.
-L’absence d’un collaborateur.
– …
Le retour de notification permet de savoir que chaque collaborateur a bien été informé en temps réel et de s’assurer que le dossier avance à la même vitesse et dans la même direction pour tout le monde.
Des notifications automatiques à certaines étapes d’un dossier sont programmables. C’est la beauté d’une plateforme personnalisable !
La communication interne se doit d’être transversale.
Les échanges transverses dans votre étude sont également un axe important dans la communication interne. Il est important d’entretenir et de façonner sa communication au quotidien pour favoriser la cohésion de vos équipes.
Améliorer la coordination de vos collaborateurs pour pouvoir réduire leur charge de travail et de ce fait diminuer la pression qui en découle, est un facteur clé qui facilite les échanges entre les personnes.
Beehave incorpore et s’adapte à vos processus métiers, et vous donne une vision globale sur les opérations en cours, les tâches individuelles. Vous pouvez évaluer et analyser les missions de vos collaborateurs pour mieux répartir les dossiers et ainsi adapter et gérer la charge de travail dans vos équipes.
Les échanges transverses impliquent aussi la diffusion de documents. Beehave permet l’extraction de données à partir de document sous différents formats. Toutes les données importantes en PDF, de la suite Microsoft Office ou même des documents scannés sont facilement implantés dans vos dossiers et consultable directement par chaque utilisateur dont vous aurez autorisé l’accès. Ainsi, les informations sont diffusées en toute sécurité et ne sont plus des pièces à part d’un dossier avec tous les risques qui y sont associés.
L’interopérabilité avec votre logiciel métier est aussi un atout considérable qu’offre Beehave. Vos dossiers sont directement importés dans Beehave et vous permet de gagner un temps précieux.
Être capable d’impliquer chaque collaborateur
Le télétravail, l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou encore la distance géographique de plusieurs associés peut entraîner un sentiment d’éloignement.
Il n’est pas facile de se sentir concerné par les enjeux ou les activités d’une étude quand la communication se fait essentiellement en présentielle, pendant les réunions ou autour d’un café.
Faire que chaque employé soit concerné par les projets, les ambitions, les résultats ou bien les difficultés de l’étude, complète le processus d’une communication interne dynamique et inclusive.
C’est pourquoi Beehave a mis en place Beemeet pour consolider les liens et les échanges entre collaborateurs. Une messagerie instantanée est directement implantée dans la plateforme Beehave, personnalisable et intuitive, elle permet d’intégrer et de dialoguer avec tous les collaborateurs dans la vie de l’étude dans sa globalité, ou simplement relier tous les membres concernés par un dossier commun. Et ainsi favoriser l’implication et la coordination entre vos collaborateurs.
Beehave est également une application mobile. Il est possible d’emmener votre plateforme Beehave avec vous et de continuer les échanges avec les différents intervenants, de prendre connaissance des nouvelles pièces d’un dossier ou encore de valider des modifications à apporter . Malgré l’éloignement, vous restez au cœur de votre étude et des projets en cours.
Une transformation numérique dans une étude notariale est une valeur ajoutée aux efforts et au travail fourni par les collaborateurs.
En plus d’automatiser et de faciliter les processus métiers, qui sont nombreux et diverses dans l’univers notarial, la digitalisation permet de simplifier les échanges entre les domaines et fonctions qui gravitent autour du notariat.
La plateforme Beehave vous permet de communiquer en temps réel avec toutes les professions de votre étude et de parler le même langage pour que tout le monde avance dans la même direction.
Pour en savoir davantage sur nos solutions, demandez une démonstration rapide et gratuite !