La plupart des entreprises maintiennent différentes bases de données pour les informations relatives aux clients et il devient souvent fastidieux de tout synchroniser et de bien gérer. Beehave vous permet de centraliser toutes vos bases de données, permettant ainsi de tout avoir au même endroit et donc de ne rien perdre.
Exporter des données d’une plateforme à l’autre et essayer de résoudre les conflits peut devenir vraiment difficile, surtout lorsqu’il s’agit de grandes quantités de données. Il est donc recommandé de conserver une base de données centralisée qui contient et maintient toutes les données utiles (Article dédié : « Créer une plateforme collaborative »).
En ce qui concerne les données que vous êtes le seul à utiliser, une base de données centralisée vous permet de rester ordonné et de garder vos informations en un seul endroit. Il peut être difficile de naviguer dans plusieurs bases de données, ou différents types de fichiers lorsqu’on essaie d’accomplir des tâches de manière efficace (Article dédié : « Suivi de dossiers en ligne : comment ça marche »). Si une autre personne doit utiliser votre système, elle peut avoir du mal à s’orienter.
En d’autres termes, les entreprises disposent aujourd’hui de milliers d’options en matière de gestion de leurs données, et il n’est pas toujours évident de savoir comment les utiliser.
De nombreuses entreprises se battent avec leurs systèmes d’information de gestion et leurs bases de données. L’une de leurs principales difficultés est le manque d’informations centralisées. Trop souvent, les entreprises conservent des bases de données distinctes pour les membres, les événements, les ventes et d’autres processus. Lorsque cela est possible, ces bases de données doivent être combinées en une seule et unique base de données centralisée.
Un système centralisé signifie que pour vos adhérents, il n’y a qu’un seul endroit où l’utilisateur doit se rendre pour trouver son nom, son adresse principale et ses activités au sein de l’organisation. Il y a plusieurs avantages à transférer vos données dans un système centralisé.
L’une des règles cardinales de la conception des bases de données est qu’aucune redondance n’est autorisée. En d’autres termes, aucun élément de données ne doit être répété. Grâce à Beehave, vous n’aurez pas deux fois le même document, tout est centralisé et vous permet de ne plus avoir à chercher vos documents dans différentes bases de données (Article dedié : « 5 avantages de la digitalisation dans la LegalTech »)
De plus, avec Beehave, l’intégrité des données est facile à faire respecter, car tout le monde travaille avec les mêmes données et les mêmes règles. Vous n’aurez à nettoyer les données qu’à un seul endroit. Vous ne perdrez plus de temps à envoyer de nouvelles copies des données ou à vérifier si tout le monde a une copie à jour. Facile à apprendre, car vous n’avez qu’un seul système à comprendre. Cela facilite la formation dans les différents services, car tout le monde travaille avec les mêmes données.
Il est plus facile de sécuriser vos données en un seul endroit que lorsqu’elles sont réparties sur plusieurs sites. Avec une base de données centralisée, vous pouvez appliquer des méthodes de sécurité plus strictes et les contrôler plus efficacement. Beehave vous propose une solution simple : attribuer différents droits à chaque membre de l’application. Cela permet d’avoir différentes autorisations pour chaque membre de votre entreprise. Ainsi vos documents ne seront consultables que par les bonnes personnes. La protection des données personnelles doit être prise au sérieux, car les sanctions peuvent être importantes en cas de non-respect.«
Nuos vous invitons à utiliser une plateforme comme Beehave pour centraliser vos données. Regroupez toutes vos données ou des données similaires en un seul endroit. Utilisez des ensembles de données pour aider à organiser les choses dans la base de données plutôt que d’avoir plusieurs bases différentes qui peuvent perdre vos employés et vos collaborateurs.
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