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Pour entreprendre une transformation digitale ou une automation de processus opérationnels, à quelque niveau que soit, il faut pouvoir s’y consacrer entièrement. Il s’agit de beaucoup plus qu’une simple mise à jour informatique et souvent, cela aura un effet sur chaque niveau, chaque service de votre organisation, directement ou indirectement. Pour s’assurer que votre effort soit couronné de succès, il vous faut tout d’abord être conscient des obstacles qui pourraient se dresser sur votre chemin, de façon à ce que vous vous prépariez au mieux pour les éviter et les surmonter.
Une transformation digitale réussie nécessite une réflexion approfondie
Que vous décidiez de ne digitaliser qu’un seul processus ou de transformer digitalement votre organisation tout entière, il vous faudra prendre en compte de nombreux facteurs avant de vous lancer.
Beehave souhaite attirer votre attention sur les 6 pièges et problèmes majeurs que chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son désir de transformation digitale, doit éviter :
1. Se lancer à l’aveuglette
Tout le monde est d’accord : la transformation digitale est une idée remarquable. C’est fantastique, mais ce n’est qu’une première étape. Il ne faut pas laisser l’enthousiasme général lié à l’automatisation de processus opérationnels vous aveugler et vous faire oublier la mise en place d’une vraie planification et d’une vraie stratégie. On vous a peut-être dit que technologie et digitalisation faciliteront les processus d’opération et vous permettront donc de consacrer davantage de temps à des projets plus élaborés. Mais faciliter n’est pas synonyme de rapidité ou de magie. Prenez le temps d’examiner et d’évaluer les processus actuels et créez la feuille de route que vous jugerez la plus optimale pour votre expérience digitale.
2. Avoir des objectifs flous
De la même manière qu’il peut être néfaste de se lancer sans rien planifier, ne pas identifier clairement l’objectif que vous souhaitez atteindre peut aussi être préjudiciable. Il vous faut décider non seulement de la portée plus ou moins étendue de ces changements, mais aussi de ce que vous souhaitez accomplir exactement. Plus ces objectifs seront quantifiables, plus il vous sera facile de comprendre quand vous les aurez atteints. Et comme nous l’avons mentionné auparavant, il ne s’agit pas d’une simple mise à jour informatique, il vous faut donc exposer brièvement mais spécifiquement l’impact qu’auront les transformations et les automatisations de processus opérationnels que vous prévoyez sur tous les personnels concernés. De plus, pour être sûr de ne pas vous disperser et réaliser vos objectifs, il vous faudra établir des étapes à atteindre et des KPIs (indicateurs clés de performance) comme nécessaires pour suivre votre progression.
3. Ne pas planifier sur le long terme
Parfois, le besoin de digitalisation provient d’un impératif urgent d’actualiser des technologies ou des processus. Ce n’est pas un problème. Mais ce n’est pas parce que c’est urgent qu’il faut parer au plus pressé sans penser au lendemain. Peut-être avez-vous déjà identifié ce dont vous aviez besoin et déterminé les objectifs à atteindre pour mener à bien votre transformation idéale, mais avez-vous réfléchi à leur impact sur le long terme ? Puisque vous prenez le temps de modifier vos processus pour les optimiser et que vous y consacrez une certaine énergie, pourquoi ne pas utiliser ces ressources pour vous assurer que vous maintiendrez votre agilité et votre adaptabilité demain ? Un jour, ces technologies et ces processus nouveaux seront peut-être obsolètes.
4. Compter sur la technologie uniquement
L’aspect technologique sera la pierre d’angle essentielle à la réussite d’une transformation digitale ou à une automatisation de processus opérationnels, mais ce n’est pas la seule. Il n’y a pas de solution « plug and play » pour réussir sa transformation et obtenir une optimisation de vos opérations et une augmentation de votre profitabilité. Il faudra mettre à profit votre capital humain également pour avoir accès à l’automatisation de vos processus opérationnels, élaborer une stratégie, planifier, implémenter et soutenir la digitalisation. Une restructuration de votre organisation sera peut-être nécessaire pour optimiser l’impact de la digitalisation.
5. Ignorer l’expérience client
N’oublions pas la raison première pour laquelle nous avons réfléchi à une transformation digitale. Nous voulons rationaliser et améliorer les opérations en automatisant quelques processus opérationnels. L’objectif final derrière tout cela, c’est d’améliorer notre capacite à fournir un service à nos clients, que ce soit un client individuel achetant un croissant ou une grande entreprise ayant besoin de conseil légal. Combien ces transformations affecteront-elles l’expérience client ? Est-ce que ce sera mieux ? Ou pire ? Est-ce que cela sera tellement différent qu’il faudra à nouveau former votre client pour qu’il puisse continuer à interagir avec vous ? Comment est-ce que cela sera accepté ? De nombreuses entreprises ont échoué dans leur transformation digitale parce qu’ils n’ont pensé qu’aux changements en interne.
6. Ne pas impliquer les employés
Lorsque nous parlons « d’employés » ici, nous pensons à tous les employés de l’entreprise, jusqu’aux échelons les plus élevés. Si, dans une équipe concernée par ces changements, aucun des membres ne comprend et/ou n’accepte la transformation digitale à venir, vous vous créerez davantage de défis que vous ne le pensez. Si les employés ne sont pas convaincus que la direction croit en ce projet, il y a moins de chances qu’ils adoptent et conservent les nouveaux processus et systèmes. Et la clé, c’est justement qu’ils continuent à les utiliser. Si, après avoir vécu tous ces changements technologiques et avoir été formés, les gens retournent à l’ancien système ou, pire, n’utilisent plus aucun système, il vous faudra très probablement revoir votre copie. La meilleure stratégie pour éviter cela, c’est d’impliquer votre personnel dès le début du processus de planification de votre digitalisation.
Beehave est votre partenaire en transformation digitale et en automatisation de processus opérationnels
Nous n’avons cité que les principaux facteurs dont il faut tenir compte pour préparer et planifier une transformation digitale totalement efficace. Il faut aussi compter les problèmes de formation, les questions budgétaires, la vitesse d’implémentation, le positionnement des concurrents, et bien d’autres. Beehave a pour mission de vous aider à atteindre le niveau d’automatisation des processus opérationnels dont vous avez besoin pour optimiser au mieux votre activité. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment les solutions flexibles et personnalisables de Beehave peuvent convenir à votre entreprise.