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Notariat: du management du télétravail au management de la dispersion

Notariat: du management du télétravail au management de la dispersion
Picture of Par Marianne Genévrier |  NOTARIANNE, Cabinet de conseil en management notarial,

Par Marianne Genévrier | NOTARIANNE, Cabinet de conseil en management notarial,

NOTARIANNE vous accompagne dans ces réflexions qui permettent à vos études de tendre vers toujours plus de performance.

Alors qu’une grande majorité des Français privilégient le travail hybride, ces derniers semblent également souhaiter avoir le choix de quand et du lieu où ils travaillent. L’autonomie sur le choix de l’environnement et du planning de travail semble être un enjeu majeur du monde du travail en 2023, selon la dernière étude de Ring Central. Il apparaît donc opportun de revenir sur le concept managérial de « distance ».

 

 

La distance peut prendre différentes formes dans les équipes. Si dans le Notariat celle que les managers ont à gérer est encore exclusivement géographique, dans d’autres professions, la distanciation peut être autre que physique et parfois culturelle, technologique, liée au décalage horaire ou encore à la différence linguistique.

 

Paradoxalement, les études et les recherches concernant l’impact de la distance sur les relations de travail montrent qu’il n’est pas nécessaire d’aligner les kilomètres pour que la distance ait un impact réel sur le travail. En effet, il semblerait que quelques mètres suffisent pour altérer de manière sensible la communication. 

 

« De l’importance des petites distances »[i]… c’est ce que nous traiterons succinctement dans ce billet.

 

Notre propos se base sur les travaux de Thomas J. Allen, Professeur émérite au MIT, qui a étudié l’impact de la séparation entre les bureaux sur la communication entre les collaborateurs. Il a réussi à démontrer qu’à mesure que la distance physique augmente, l’interaction sous toutes ses formes diminue. 

 

Quelques chiffres évocateurs :

-Les échanges de courriels entre des collaborateurs qui se trouvent au même endroit sont 4 fois plus nombreux,

-La communication est 4 fois plus fréquente à 2 mètres qu’à 20 mètres de distance.

 

Ces chiffres indiquent que des équipes dispersées, séparées ne serait-ce que par un étage de distance, ne communiqueront qu’excessivement rarement. Or, les échanges dont nous parlons seraient facteurs d’une augmentation de la performance à raison de 30%, ce qui est tout sauf négligeable.

 

Datés de 1977, ces travaux ne prenaient pas en considération l’usage et le développement des T.I.C. (Technologies de l’Information et de la Communication). Ben Waber, Expert au MIT, s’est saisi du sujet dans les années 2000. Selon lui, les échanges, qu’ils soient numériques ou en présentiel, répondraient au suivi de la même courbe.

 

Le télétravail qui va perdurer, la dispersion des équipes due au roulement amené à se mettre en place, la reprise progressive des rendez-vous, la distanciation maximisée… vont favoriser l’émergence de nouveaux challenges managériaux dans les Etudes.

 

En réalité, pour nombre d’entre elles, ces difficultés existaient déjà avant le printemps 2020. Si nous en avions déjà connaissance, en avions-nous cependant conscience ? Les avions-nous traitées ? Avions-nous pris le temps de visualiser les équipes ainsi dispersées ? Avions-nous mis en place les outils et les process adéquats permettant une collaboration et une communication efficaces ?

 

Il existe aujourd’hui pléthore d’articles ayant pour objectif une sensibilisation des managers sur les difficultés liées à l’exercice du télétravail.

 

Voici, à destination des Notaires-managers notamment, quelques pistes de réflexion offertes par Notarianne,  cabinet de conseils en management notarial, pour la poursuite des collaborations, quelle que soit la distance qui sépare les membres de leur équipe :

 

– Nous mettons énormément de pression sur les épaules des Managers. Pourtant, la réussite des projets et la performance des Offices ne dépendent pas uniquement d’eux. A nous de savoir renouer avec un lien durable et fort en équipes. Si le travail collectif semble à tous points de vue favoriser la performance, interrogeons-nous sur nos méthodes d’évaluation. Comment réellement prôner une approche collective quand nos modes d’évaluation sont encore quasi-exclusivement individuels ?

 

– Quant aux Offices qui souhaiteraient mettre en place durablement le télétravail au sein de leurs équipes, nous les invitons, dans la mesure du possible, à privilégier cela avec des collaborateurs ayant déjà travaillé ensemble. Il est en effet plus aisé de construire une dynamique à distance sur des relations préexistantes. Nous faisons référence ici à une étude réalisée par Ben Waber qui, en reprenant les travaux d’Allen, a constaté que les salariés ayant déjà partagé un bureau, avaient 20% de chance supplémentaire de maintenir le contact par la suite. Pour ces collaborateurs donc, l’exercice du télétravail et de sa communication se trouveraient facilités.

 

– Pour toutes les Etudes qui pratiqueraient le télétravail, de manière temporaire ou plus durable, il est important d’avoir à l’esprit que la communication ne peut souffrir d’une quelconque improvisation, a fortiori quand elle s’exerce à distance. Le cas échéant, le recours à une méthode est plus que conseillé. Une méthode permet en effet d’éviter l’atrophie des relations de travail et de contrecarrer les difficultés inhérentes à la communication à distance : notamment la perte du non-verbal (alors que notre communication en est composée à 80%) et la fatigue (difficultés de concentration). Les études réalisées sur le sujet montrent que les managers les plus appréciés sont ceux qui ont mis au point une organisation réelle, notant régulièrement les points à traiter avec chaque collaborateur lors d’un contact régulier, par exemple bi-hebdomadaire. Les qualités du « manager de la distance » semblent dépasser le charisme du présentiel. La disponibilité, (soit le fait de trouver du temps pour ses collaborateurs) et la réactivité, (qui n’est pas synonyme de tout traiter dans l’immédiat mais de simplement donner une réponse), sont à privilégier.

 

-Chacun doit maximiser son « quotient de confiance« [ii]. L’adage « loin des yeux, loin du cœur » s’applique aussi dans les relations de travail. Nous le savons, la distance a tendance à affaiblir la confiance, laquelle s’établit beaucoup moins aisément qu’elle peut se détériorer.

 

Alors, interrogeons-nous et visualisons nos quotidiens professionnels. Avez-vous tous accès aux mêmes informations ? La communication est-elle totalement maîtrisée ? Y accordez-vous une réelle attention lorsque vous êtes en présentiel, sans le challenge représenté par le télétravail ? Un étage ou un bâtiment de différence ne constitue-t-il pas déjà un enjeu managérial ?

 

 -Enfin, faites-vous aider par des logiciels de gestion RH qui incluent une solution « Télétravail ». Beehave propose un calendrier sur trois semaines glissantes vous permettant de visualiser qui, dans l’étude, est en télétravail ou en congés. Ainsi, l’organisation du travail est plus fluide.

 

« Manager, c’est obtenir d’autres des comportements qu’ils n’auraient pas adoptés spontanément et qui conduisent à une performance durable » Bernard Galambaud

 

[i] Emmanuelle Léon – Professeur de management à l’ESCP Business School – Posture et compétences du manager à distance

[ii] Outil opérationnel développé par le Centre de Leadership Créatif

 

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