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Top 10 des problèmes liés au papier

Top 10 des problèmes liés au papier

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Depuis quelques années, le numérique prend de plus en plus de place au détriment du papier. Ce phénomène se produit dans différents domaines tels que le monde littéraire, scolaire ou encore dans le monde des affaires. Mais pourquoi cela ?

 

Et bien, c’est essentiellement dû aux problèmes majeurs provoqués par l’usage du papier. Ces problèmes peuvent être résolus ou atténués par une digitalisation des documents. Beehave est justement là pour vous accompagner dans cette transition. Mais tout d’abord, il est important de comprendre quels sont ces problèmes et comment Beehave peut vous aider à les régler. Voici donc un top 10 des problèmes liés à l’utilisation du papier.

 

N°10 – Le contact

Ce problème est d’autant plus préoccupant en raison de la situation sanitaire actuelle. En effet, les documents sont très souvent envoyés à plusieurs personnes (clients, juges…). Cela est notamment le cas au sein des études notariales. De ce fait, ces papiers sont en contact avec plusieurs personnes et cela multiplie la possibilité de transmission de bactéries. Certaines bactéries peuvent rester actives un certain temps sur les surfaces inertes tel que les feuilles de papier. Il suffit donc d’une seule personne malade pour en contaminer plusieurs.

 

N°9 – L’entretien

C’est bien connu qu’avec le temps les papiers peuvent se fragiliser et se détériorer. Ils peuvent également être tachés ou déchirés par accident. Ce qui peut créer de réels problèmes pour une entreprise.

 

N°8 – L’environnement

 Le saviez-vous ?

 

– Les déchets des entreprises sont constitués à 50 % de papier.

– 93% du papier vient des arbres.

– Produire du papier consomme 2 fois plus d’énergie que produire un sac en plastique.

 

Selon Jungle Print, le papier est la troisième industrie la plus polluante de l’air, de l’eau et des sols. Cela signifie qu’en consommant du papier nous contribuons à la pollution ainsi qu’à la destruction de ressource. La digitalisation des documents vous permettrait donc non seulement de contribuer à changer les choses, mais également de renvoyer une image valorisante à vos clients.

 

N°7– L’organisation

L’usage de papier et toute la gestion des documents nécessitent une organisation rigoureuse. C’est tout un système de gestion minutieux qu’il faut mettre en place, de la réception, au stockage. Cette tâche d’organisation pourrait être automatisée. Cela vous facilitera la vie.

 

N°6 – Le temps

L’organisation des documents papier est une tâche qui consomme énormément de temps (article dédié : Top 5 des raisons d’opter pour la digitalisation notariale). En effet, que ce soit l’écriture manuscrite, la collecte, le tri, le rangement ou la conservation, ce sont toutes des tâches gourmandes en temps. Selon l’Association Information et Management, un employé peut passer jusqu’à 7h30 par semaine à chercher des documents.

 

Vous imaginez donc le gain énorme en productivité que représenterait le passage au numérique ?

 

N°5 – Le stockage

Mine de rien, les documents d’une entreprise peuvent être encombrants. Selon la taille de l’entreprise, les documents peuvent prendre beaucoup de place et nécessiter des aménagements spécifiques (armoires, salles d’archives). Sachant que selon le domaine d’expertise, la durée de conservation d’un document peut être plus ou moins longue.

 

N°4 – La flexibilité

L’usage de documents papier limite la flexibilité de ces derniers. Les documents numériques eux permettent de modifier un texte à tout instant sans souci, de souligner, changer de police, de taille ou encore de couleur en quelques clics seulement. Ce sont des libertés que le papier ne permet pas.

 

N°3 – La sécurité

Les documents papiers peuvent facilement être perdus ou volés. L’avantage de la digitalisation est que l’accès aux documents importants est souvent protégé par des mots de passe qui assurent une sécurité supplémentaire.

 

N°2 – Le coût

Le stockage des documents est également coûteux. L’achat de papier ainsi que l’affranchissement éventuel créent également un coût non négligeable. Si ces coûts étaient maîtrisés, cela pourrait représenter pour l’entreprise une économie d’argent plus conséquente.

 

N°1 – La praticité

Enfin le problème numéro 1 est la praticité. 

Eh oui, envoyer un document papier à une personne n’est pas pratique. Alors que dans certains métiers comme celui de notaire par exemple, ce sont des tâches courantes. Il est donc essentiel d’optimiser ce processus (article dédié : pourquoi faire une transformation digitale ?). Les signatures peuvent aussi poser problème car l’envoi du document engendre une perte de temps. L’aspect physique du document empêche également de le consulter à tout moment si, par exemple, vous l’avez laissé au bureau.

 

La digitalisation des documents règle ce souci de praticité : consulter, échanger et partager des documents devient alors un jeu d’enfant. Beehave est votre solution à tous ces problèmes-là. Nous vous accompagnons tout au long du processus de digitalisation. Avec nous, vous pouvez automatiser et collaborer en toute simplicité et sécurité. 

 

Contactez-nous dès à présent pour prendre des renseignements et passer le cap.