Dans les études notariales, les documents composant un dossier sont divers et variés et circulent entre chaque département. Certains étant plus sensibles que d’autres et devant être manipulés avec précaution.
C’est notamment le cas des sorties de fonds, c’est-à-dire les virements effectués par les notaires. Ces virements se font via la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC), qui agit comme une banque et est aussi utilisée par d’autres professions juridiques tels que les huissiers. Ces sorties de fonds sont complexes du fait des différents acteurs de ce processus : notaire, comptable, collaborateur.
Dans un circuit » classique « , une demande de sortie de fond doit être remplie sous format papier. Elle est ensuite approuvée par le notaire afin de l’envoyer au comptable qui se charge de préparer le virement. Le notaire doit, une fois qu’elle est préparée, valider cette sortie de fonds sur la CDC afin de la renvoyer au comptable pour qu’il prenne le numéro de folio (article dédié : Vidéo Interview YouTube de Maître Bignell). Un va-et-vient de documents entre services qui est propice à de nombreuses erreurs et retards.
Perte de feuilles, délais d’approbation de la demande et de validation du virement longs : voici les principaux problèmes auxquels les notaires doivent faire face au quotidien.
Mais comment pallier ces soucis tout en gagnant en productivité ?
C’est là que Beehave intervient ! En effet, avec une plateforme digitale unique, vous gérez cette procédure en toute simplicité. Dites adieu aux pertes de feuilles et de temps puisque tout est dématérialisé et est rassemblé en un seul lieu (article dédié : Le papier est mort, vive Beehave : top 10 des problèmes du papier et Un lieu, tous documents : économie et efficacité).
Ainsi, chacun des acteurs du processus a accès aux étapes qui le concernent et lui sont propres. Par exemple, le comptable va avoir accès à la préparation du virement, en revanche, le notaire n’y aura pas accès mais sera, entre autres, en mesure de valider une sortie de fonds. Aussi, si un collaborateur tarde ou oublie de s’occuper d’un virement, le tchat intégré permet de le relancer immédiatement. Cela permet ainsi de suivre chaque sortie de fonds et de voir à quelle étape elle en est à l’instant T.
Vous avez peur pour la sécurité des données des clients, de même que pour celle de l’étude ? Beehave assure vos arrières. En effet, en application de la loi RGPD mais aussi en conformité avec la politique de votre étude, vous conservez un haut niveau de sécurité, de confidentialité et d’intégrité de ces données. Malheureusement, le risque zéro n’existe pas. En complément, il faudra alors se prémunir contre tout cyber danger en adoptant certains comportements, avec entre autres le choix de mot de passe dont la robustesse est forte (article dédié : Cybersécurité, le nouvel enjeu des offices notariaux).
En résumé, avec Beehave, fini les erreurs, oublis ou pertes de documents. Suivre des sorties de fonds n’a jamais été aussi simple et la satisfaction client n’en est que plus élevée. Mais ne nous croyez pas sur parole, laissez-vous plutôt convaincre par Maître Bignell dont le témoignage se trouve ici.
Nhésitez-plus et contactez-nous !