Beehave

Le numérique au service des notaires : la transition à votre rythme

Beehave propose une solution no-code pour aider les notaires dans leur transformation numérique.

 

Simple, personnalisable et progressive, notre solution en ligne vous permet de rentrer dans une nouvelle aire, à votre rythme.

 

 

Si la digitalisation notariale n’est plus à démontrer, notamment dans la production et la signature des actes, ou encore dans la gestion de la comptabilité, l’optimisation et l’automatisation du suivi des dossiers, des équipes, du pilotage de l’office et de la gestion de projets, de la communication interne grâce à des outils numériques adaptés et interopérables demeure un des enjeux de la profession.

Les logiciels proposés à la profession fonctionnent en silo et n’offrent aucune automatisation du processus de montage et de suivi de dossier, une très faible transversalité entre les différents départements et acteurs de l’organisation,  une rigidité dans les processus de constitution de dossier et rédaction d’acte, aucun espace numérique où partager les sources de l’entreprise, sources documentaires et leurs versions, veille juridique, où communiquer efficacement et rapidement.

Ces manques se sont révélés ces derniers mois avec le développement du télétravail et le fractionnement des équipes en présentiel dans les offices.

Ils se sont avérés d’autant plus cruciaux pour les études multi-offices ou groupements de notaires.

Beehave a compris ces enjeux et veut répondre à ces besoins.

 

La situation numérique actuelle (article dédié)

Les logiciels de production d’acte permettent de choisir manuellement de demander les pièces nécessaires à la signature des actes, de préparer et rédiger les actes, de formaliser ces actes mais sans aucun visuel de l’état d’avancement du dossier, sans contrôle de conformité, ni aucune automatisation dans le processus de création, constitution et suivi de dossier ou d’un ensemble de dossiers ou de tous les dossiers.

Les processus de demandes, contrôles, et validations des opérations comptables ne sont pas optimisés ni automatisés.

Les  bases de données de ces logiciels de production d’acte ne sont pas enrichies au fil de la gestion des dossiers et de l’entrée de données. 

Les offices notariaux n’ont ni la maîtrise, ni l’accès à ces bases de données alors que ces données sont les leurs, celles confiées par leurs clients, incluant leurs biens et leurs actes.

 

La communication entre les acteurs des dossiers ne peut s’accomplir que par email. Il n’existe pas de plateforme collaborative permettant d’assigner une tâche à réaliser, de la commenter pour indiquer par exemple ce qui bloque son accomplissement, de voir progresser manuellement ou automatiquement des stades progressifs de tâches : à faire, en cours, en revue, fait, à renouveler, bloqué. 

Le suivi et le pilotage des dossiers ne peut être réalisé que par des extractions de fichiers au format excel ou tableau word dont les données sont imposées par le logiciel de rédaction d’acte, à mettre à jour manuellement, avec risque de compromission des données suivant les intervenants multiples sur le fichier dont la lisibilité n’est pas optimale.

 

Les alertes du suivi de dossier, lorsque possibles, sont individuelles à l’utilisateur et souvent sont créées manuellement via un système d’alerte ou par création d’un rendez-vous sur l’agenda partagé.

Aucune alerte, ni aucun système de messagerie n’existe à l’échelle du suivi général des dossiers, du pilotage des opérations comptables et leurs validations, étapes clefs dans la gestion des dossiers et de l’entreprise.

Il n’existe pas d’outil numérique unique qui permette de suivre, dans le même temps, le pilotage des dossiers, des ressources humaines, d’automatiser le processus d’accueil et de départ d’un collaborateur, le suivi des accès donnés chaque membre de l’équipe aux systèmes d’information et applications ainsi que leurs niveaux de droits.

Or, tout ce qui est répétitif peut être  automatisé. 

Ce qui est automatisé peut être personnalisé aux méthodes et au savoir-faire spécifique d’une organisation.

Ce qui automatisé n’est pas figé, et s’inscrit dans un processus d’amélioration continue.

Les phases critiques de constitution du dossier, de contrôle de conformité avant prise de rendez-vous de signature peuvent ainsi être optimisées, permettent de limiter les erreurs, oublis, inexactitudes, reports de rendez-vous.

La crise sanitaire à imposé à chaque acteur de la profession de trouver des solutions digitales pour maintenir voire optimiser la collaboration des équipes à distance, la gestion et le suivi de son entreprise depuis son écran et sans recours au papier.

 

Les solutions nouvelles

Mieux qu’un dictaphone, minitel,  télécopieur ou un encore un email ?

Une plateforme dédiée.

 

Les avantages de l’automatisation sur mesure

  • Éviter les oublis : toutes les pièces à demander se retrouvent de manière explicite avec les points d’attention à vérifier
  • Ne pas laisser passer les délais : pour chaque pièce sélectionnée et ajoutée à un dossier, la date d’expiration est calculée automatiquement, en fonction du type de pièce. La saisie manuelle d’une alerte ou d’un rendez-vous sur l’agenda est évitée, limitant les oublis, les erreurs. Un rappel dans votre espace dédié signale le besoin de renouvellement de la pièce avant sa péremption.
  • Suivre les  délais et se préparer en amont : Le suivi personnalisé permet de respecter les législations en cours et les besoins des clients. Chaque intervenant choisi par l’organisation reçoit une notification de chacun de ces délais.
  • Adapter le digital à votre savoir-faire :  l’organisation des procédures automatisées et le vocabulaire employé sont les vôtres, vos collaborateurs n’ont pas à être formés pour utiliser les outils que vous avez choisis, ce sont nos outils qui s’adaptent à vos attentes.. 
  • Prendre rendez-vous la bonne date : les rendez-vous sont efficaces car notre calendrier vous dira quand les pièces d’un dossier expirent et doivent être renouvelées.
  • Les rappels ou alertes sont communiqués via le média souhaité et préféré : email, application mobile, notification…. chaque membre de l’équipe choisit.
 

La  transformation de l’espace de travail 

  • Bénéficier d’un espace digital et personnalisé où tous les projets sont suivis sous un angle de vision large pour la direction qui maîtrise sa planification.
  • Profiter d’une vue précise et pointue de toutes les opérations en cours pour chacun des services, où le montage et le suivi des actions et pièces du dossier est visible pour chaque intervenant et responsable de ces dossiers.
  • Partager les sources documentaires validées dans leur dernière version, diffuser la veille juridique et  ses conséquences sur la pratique de l’office, les notes de services, le tout accessible en un seul espace dédié aux utilisateurs choisis par l’organisation de l’office
  • Transformer n’est pas révolutionner : intégrer la solution par étapes, en commençant par un point majeur à améliorer dans l’organisation impliquant un petit groupe de l’équipe. Par exemple, les opérations comptables ne suivent pas ? Les dossiers de succession ne sont pas correctement ou rapidement montés ? Le planning d’entrée et de suivi de dossiers n’est pas digitalisé, automatisé ?

 Une fois la solution adoptée et validée, l’outil est devenu familier, rien de plus simple que d’étendre son utilisation à d’autres procédures métier.

 

L’organisation du travail à distance (article dédié)

  • Sécuriser les données de votre communication interne : la sécurité du partage des données est cruciale. Notre système est fondé sur la sécurité des données et de l’accès aux applications. N’autorisez plus vos équipes à utiliser des applications gratuites qui captent vos données et celles de vos clients, tels que les services de connection à distance des applications métier, de vidéo conférence, de messagerie, dont ceux des réseaux sociaux, de boites mail gratuites et tous autres outils gratuits où le produit ce sont vos données donc celles de vos clients
  • Organiser et gérer la progression du travail des collaborateurs – à distance ou en présentiel  – : La gestion du travail d’équipe et la culture d’entreprise sont au cœur du fonctionnement d’une étude de notaire. Votre solution Beehave est à votre image, avec votre logo, votre vocabulaire, vos sources documentaires et vos équipes qui l’animent. 
  • Conserver la mémoire de l’entreprise :  tous les échanges sont conservés, les versions de documents et modifications apportées sont visibles, les tâches et actions assignées et leur temps imparti, les dossiers traités et leurs délais. 

Ou comment avancer sereinement, identifier les points de friction à améliorer, les améliorer et optimiser le travail d’équipe. 

  • Bénéficier d’un outil unique avec ses collaborateurs : un seul espace, moins de saisies manuelles et de clics pour collaborer efficacement et rapidement.
 

La cerise sur le gâteau ? 

Beehave est une solution “no code” qui permet une personnalisation complète de l’application selon vos souhaits 

Beehave propose une solution, pas des formations facturées pour pouvoir utiliser son logiciel

Beehave personnalise sa solution à vos besoins : y répondre, c’est dans le contrat.

 

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