Aujourd’hui, les entreprises cherchent de plus en plus à basculer vers un format numérique, voire vers le « zéro papier ». La dématérialisation fait partie de la transformation digitale dans tous les domaines et s’inscrit dans la lutte vers un développement plus durable des ressources.
Dans le secteur du notariat en France, les notaires de Rennes sont les pionniers de la dématérialisation des études notariales, ils sont les premiers à avoir eu recours à la signature électronique en Europe en 2007. D’après Generali, la Chambre des notaires de Paris a alloué un fonds d’investissement de 4 millions d’euros à l’innovation digitale du secteur. Cela dit, la dématérialisation des métiers fait face à bien des enjeux.
La dématérialisation, Quésaco?
La dématérialisation permet de numériser tous les supports papiers d’une entreprise. Elle sert à la numérisation des documents manuscrits et à leur gestion électronique. Ces documents deviennent accessibles et modifiables à distance : consulter des informations ou réaliser des impressions deviennent plus simples (cf l’article les enjeux de la transformation digitale). Selon l’article 1316 du Code civil, les documents de type électronique sont admis au même titre que les documents papier. Il est donc possible de numériser à la fois des relevés bancaires, des factures, des bulletins de salaires ou encore des bons de livraisons. Il est également possible de leur donner une valeur juridique, un statut de confidentialité ou, avec l’AAE (Acte Authentique Électronique) qui a été lancé par le notariat en 2008, de les signer. Toujours d’après le site de la chambre des notaires de la Réunion, il y a 9600 notaires en France, et l’on estime qu’en une année, ils font à peu près 500 actes de 80 pages environ, cela équivaut à 384 millions de pages de papier économisées par an.
Les avantages de la dématérialisation
La dématérialisation présente énormément d’avantages. En voici quelques-uns :
- Faciliter l’accès à l’information pour vos collaborateurs.
- Traiter des documents plus rapidement et plus efficacement.
- Éviter le stockage massif et inutile.
- Permettre une meilleure traçabilité de vos documents.
Ainsi, votre entreprise gagne en autonomie et se révèle plus productive.
Malgré tous ces avantages, de nombreuses entreprises n’ont pas encore passé le pas ; principalement à cause de la sécurité. En effet, le vol d’information ou encore l’espionnage par la concurrence rebutent pas mal les entreprises. Et cela, en dépit de la limitation du risque de piratage grâce à des logiciels de protection et d’archivage électronique qui limitent les actions inhérentes à l’utilisateur concernant les données.
De plus, la dématérialisation est onéreuse. Elle nécessite l’achat de matériel informatique sophistiqué et moderne pour permettre le stockage de cette quantité très importante d’informations, ce qui n’est pas une mince affaire pour certaines petites entreprises qui débutent.
Notre expertise
En conclusion, pour la transformation digitale des processus des entreprises, il faut faire appel à des personnes compétentes, et ainsi réaliser en douceur la transition vers un monde sans papier, avec moins de contraintes, un vrai gain de temps et une productivité démultipliée.
Si vous êtes à la recherche d’une solution de dématérialisation dans les secteurs du notariat, des entreprises, des banques et des assurances, de la logistique et du luxe, de l’industrie ou encore de l’ingénierie ; n’hésitez pas à vous rendre sur le site de Beehave. Nous automatisons vos processus et faisons notre possible pour répondre au mieux à vos besoins.