En tant que notaire, vos documents comptables sont souvent sous forme papier. Ces papiers s’additionnent vite et trouver le bon document revient à chercher une aiguille dans une botte de foin.
Il est grand temps pour les notaires de dématérialiser leurs documents.
Mais qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation est le processus qui consiste à convertir vos documents papier en documents numériques ou électroniques. L’objectif principal étant de faciliter le processus d’achat, de vente, de transfert, de tri et de le rendre plus simple et fiable.
Il est parfois difficile de garder la trace de tous les documents papier. De plus, la quantité croissante de papiers au jour le jour peut conduire à l’oubli d’un document important. Cela peut devenir la cause de l’effondrement de votre entreprise. De plus en plus d’entreprises se mettent au « zéro papier », c’est-à-dire à la dématérialisation totale de leurs documents administratifs : factures, commandes, bons de livraison, certificats etc. (Voir Le papier est mort, vive Beehave: top 10 des problèmes du papier).
Pourquoi la dématérialisation est-elle importante ?
La dématérialisation de vos documents vient avec de nombreux avantages :
- Meilleur suivi et meilleure traçabilité des documents administratifs
- Gains de productivité grâce au classement numérique réduisant le temps de recherche
- Sécurisation des pertes de documents administratifs
- Partage optimisé de l’information entre tous les services de l’entreprise et selon les droits de chacun
- Amélioration de l’indexation des documents grâce à la gestion des versions/révisions
Un avantage financier non négligeable
Il faut savoir que le passage à la dématérialisation présente des avantages financiers. Le stockage de grandes quantités de documents papier occupe de l’espace dans vos locaux, ce qui se traduit par des frais de fonctionnement et, parfois, des frais de personnel. Évitez la perte d’argent avec Beehave, qui vous permet de conserver tous vos documents au même endroit, où que vous soyez dans le monde (Voir Importer une base de données Beehave centralise toutes vos bases).
La dématérialisation pour réduire son temps de recherche
Par-dessus tout, il y a l’aspect de l’efficacité dans la recherche d’informations : plus besoin de passer des heures à chercher les documents dont vous avez besoin dans une montagne de papier. Imaginez la difficulté de rechercher une information spécifique dans un seul document parmi des milliers de feuilles différentes. Dans le monde numérique, ces problèmes n’existent plus : il est possible d’effectuer une recherche efficace, ciblée et instantanée. À condition, bien sûr, d’avoir dématérialisé ses archives de manière intelligente et efficace. Les experts de Beehave vous accompagnent dans votre digitalisation à votre rythme, étape par étape. Ne ratez pas votre passage au numérique !
La dématérialisation pour réduire les risques
De plus, avec la technologie, les risques de perte, d’usure et d’erreurs de saisie sont drastiquement réduits. Le niveau de contrôle et le système de droits et permissions de Beehave vous permet de tout vérifier en temps et en heure.
Ensuite, il y a l’aspect fondamental du partage de documents entiers ou de parties de documents. Dans un environnement numérique, tout est simple et immédiat. Dans un environnement analogique, en revanche, le processus lui-même est lent, lourd et plein de risques auxquels il faut faire très attention, en investissant massivement dans la cybersécurité par exemple.
En conclusion
Pour finir, il ne faut pas oublier l’aspect de la transparence. Et surtout, la possibilité d’exploiter ses propres archives documentaires à différents niveaux, ce qui était auparavant impensable. Pensez à tout ce qui peut être déclenché par une analyse minutieuse des big data, ou de ce que nous définissons aujourd’hui comme des « smart data » ou des « deep data », et la plupart des documents et des archives documentaires sont remplis des deux. (Voir Un lieu, tous les documents : économie et efficacité)
Il y a bien d’autres avantages à la dématérialisation de vos documents, et l’avenir peut ouvrir des possibilités nouvelles et sans précédent. Dites adieu aux montagnes de papier avec Beehave, la plateforme no-code qui vous permet un contrôle de tous vos documents, centralisés, sécurisés et digitalisés, Beehave vous permet de transformer tous vos processus d’entreprise.
Alors, n’hésitez plus et contactez-nous !
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